فناوری اطلاعات

5راه برای مدیریت بهتر ایمیل‌های دریافتی

منبع: آژانس خبری فناوری اطلاعات و ارتباطات (ایستنا)
همواره پیش از آنکه یک سال تمام شود و سال جدید از راه برسد، کاربران سری به پست الکترونیکی خود می‌زنند و آن را بررسی می‌کند. با توجه به اینکه سال 2013 هم رو به‌پایان است، این اتفاق برای بسیاری از کاربران در سراسر جهان رخ می‌دهد.
 
به گزارش آژانس خبری فناوری اطلاعات و ارتباطات (ایستنا) از TNW، بر اساس تعداد ایمیل‌هایی که در بخش نامه‌های دریافتی وجود دارد، شما ممکن است پس از سر زدن به ایمیل خود خوشحال شوید یا اینکه با تعداد زیادی از ایمیل‌های خوانده نشده احساس سردرگمی کنید. اگر بخواهید از این حس منفی و سردرگمی خارج شوید، 5 راه برای شما ارایه شده است که می‌توانید به راحتی آن‌ها را دنبال کنید.
 
 
1- ایمیل خود را پاکسازی کنید
برای آنکه بتوانید خود را از سردرگمی در پست الکترونیکی نجات دهید بهتر است که بخش نامه‌های دریافتی را پاکسازی کنید. ممکن است شما یک آدرس پست الکترونیکی برای انجام فعالیت‌های کاری، یکی برای فعالیت‌های دوستانه و یکی هم برای ایمیل‌های ناخواسته و ارسالی از طرف گروه‌ها داشته باشید.
اگر شما بیش دو یا چند آدرس ایمیل دارید، باید آن‌ها را به ثبات برسانید. برای آنکه بتوانید به راحتی این آدرس‌های ایمیل را مدیریت کنید، بهتر است تعداد ایمیل‌های دریافتی در آن‌ها را کاهش دهید. یکی از ابزارهای کاربردی در این زمینه Mailstrom نام دارد. البته ابزار Microsoft Outlook نیز بسیار کاربردی خواهد بود.
به طور کلی باید توجه داشته باشید که مدیریت بخش دریافت نامه‌ها یا همان Inbox می‌تواند کمک بزرگی به شما بکند. در کل، می‌توانید یک فولدر ایجاد کنید و نام را به عنوان مثال 2013 بگذارید تا تمام ایمیل‌های دریافتی یک سال گذشته را به طور کامل به آن انتقال دهید.
 
2- اولویت بندی
زمانی که شما یک پست الکترونیکی را از بخش نامه‌های دریافتی پاک می‌کنید یا به بخش دیگر انتقال می‌دهید، ممکن است به این نتیجه برسید که دوباره به آن ایمیل احتیاج پیدا کنید. این نکته به آن معنی خواهد بود که احتمال دارد شما در جریان این کار ایمیل‌های ضروری و مهم را نیز پاک کرده باشید.
شما پیش از انجام هر اقدامی باید ایمیل‌های دریافتی را اولویت‌بندی کنید تا با این کار بتوانید پس از پاک شدن ایمیل‌های کم اهمیت هیچ نگرانی نداشته باشید. با این کار می‌توانید یک Inbox خالی داشته باشید و در آن سردرگم نشوید. 
 
3- انتقال
اگر در برخی ایمیل‌های خود درخواست‌هایی را دریافت می‌کنید به این معنی نخواهد بود که این پست الکترونیکی فقط برای شما ارسال شده است. اگر شما هم یک پست الکترونیکی در این زمینه دریافت کردید، حتما به آدرس فرستنده توجه کنید تا مطمئن شوید که این ایمیل از یک مرکز معتبر و رسمی ارسال شده است و قصد ایجاد اختلال برای شما را ندارد.
اگر از این قبل ایمیل‌ها دریافت می‌کنید، آن‌ها را از بخش نامه‌های دریافتی خارج کنید. با این کار خود را از بسیاری مشکلات رها می‌کنید. از انتقال این ایمیل‌ها به فولدرهای مد نظر خود نهراسید. مطمئن باشید ایمیل‌های صحیح که قرار است به دست شما برسند را دریافت خواهید کرد.
 
4- تشخیص و پذیرش محدودیت‌های ایمیل
پست الکترونیکی با این هدف ساخته نشده است تا وظایف و کارهای شما را مدیریت کند. در حقیقت باید پذیرفت که ایمیل به جای آنکه کارآیی ما را افزایش دهد، سطح آن را تنزل می‌بخشد.
اگر شما هم تاکنون عبارت "غیرفعال کردن پست الکترونیکی" را در گوگل جست‌وجو کرده‌اید، یکی از دو میلیارد نتیجه‌ای که در این زمینه به دست‌تان می‌رسد را مطالعه می‌کنید تا به هدف خود برسید. دلایل فراوانی وجود دارد که یک نفر تصمیم می‌گیرد از ایمیل خود خارج شود. حتی یکی بررسی نشان داده است که ایمیل در برخی مواقع می‌تواند برای شما مضر هم باشد. اما اگر از محدودیت‌های این سرویس اینترنتی به درستی مطلع باشید، دیگر آن را کنار نخواهید گذاشت.
به طور کلی باید پذیرفت که ایمیل یک ابزار کاربردی و مناسب برای ارتباطات است. اما توجه داشته باشید که مدیریت همه ارتباطات خود را نباید به آن بسپارید. برای آنکه با مشکلی مواجه نشوید، محدودیت‌های سرویس پست الکترونیکی خود را به درستی تشخیص دهید و نیازهای خود را با آن سازگار کنید.
 
5- ایمیل خود را خالی نگه دارید 
بخش دریافت نامه‌ها یا همان Inbox با رودخانه ناتمامی مواجه است که هرگز جریان ایمیل‌های دریافتی به آن خاتمه نمیابد. ایمیل می‌تواند همه اطلاعاتی که در طول روز به آن نیاز دارید را در خود نگه دارد. اما برای آنکه این فضا پر نشود و به راحتی بتوانید از اطلاعات داخل آن استفاده کنید، یک کلید اصلی وجود دارد و آن هم خالی نگه داشتن بخش دریافت نامه است.
انجام این کار ممکن است با اندکی دشواری همراه باشد و کمی زمان‌گیر به نظر برسد. اما مطمئن باشید که در پایان از مزایای این اتفاق بهره خواهید برد. با این کار می‌توانید بر اتفاقات مهم در ایمیل خود تمرکز داشته باشید و کارایی آن را افزایش دهید.
 

​​