حسابداری ابری چیست؟
نویسنده: الهه سلیمان‌پور – همکاران سیستم
حسابداری ابری از جمله عبارت‌هایی است که این روزها در حوزه مالی بیشتر شنیده میشود. در این مقاله قصد داریم به این مفهوم بپردازیم و هر آنچه که در این رابطه باید بدانید را مرور کنیم. حسابداری ابری یکی از انواع خدمات مبتنی بر رایانش ابری است. در سال‌های اخیر فناوری رایانش ابری زندگی روزمره را متحول ساخته است. رایانش ابری بستری فراهم کرده است که افراد و سازمان‌ها به وسیله‌ی اینترنت به خدمات و امکانات مختلفی دسترسی پیدا کنند. بانکداری آنلاین، کسبوکارهای شخصی آنلاین و شبکه‌های اجتماعی مصداقی از این تحول است. به ویژه در شرایط پاندمی، موج دیگری از ارتباطات آنلاین را تجربه کردیم که بسیاری از شرکت‌ها را هم تحت تاثیر قرار داده است بر همین اساس اکنون بسیاری از کارکنان دورکاری می‌کنند و سازمان‌ها بخش عمده‌ای از کار‌شان را در بستر آنلاین و با استفاده از فناوری رایانش ابری پیش می‌برند.
در حوزه حسابداری هم سال‌هاست برخی شرکت‌های نرم‌افزاری، سیستم‌های حسابداری را بر بستر رایانش ابری ارائه می‌دهند. اما آیا حسابداری ابری مفهومی متفاوت از شکل سنتی است؟ چه دغدغه‌هایی در این زمینه وجود دارد و شرکت‌های ارائه‌دهنده از چه راهکارهایی برای حل این چالش‌های استفاده می‌کنند. در این مقاله ضمن پاسخ به این پرسش‌ها مهم‌ترین مزایای حسابداری ابری را شرح می‌دهیم.
نرم افزارهای حسابداری ابری همان کارکرد‌های سیستم‌های حسابداری سنتی با مزایای بیشتر در اختیار شما قرار می‌دهد. مزایایی که تنها به وسیله‌ی فناوری‌های آنلاین امکان‌پذیر است. در مدل به‌کارگیری سیستم‌های حسابداری ابری، سازمان‌ها از سرورهایی که از راه دور میزبانی می‌شوند، استفاده می‌کنند. بنابراین استفاده از این نوع نرم افزار‌ها، کسبوکارها را از تجهیز و نگهداری از زیرساخت بی نیاز می‌کند. حسابداری ابری به ویژه به سازمان‌هایی که پراکندگی جغرافیایی دارند یا شعب متفاوت دارند کمک می‌کند که همه کارکنان به یک نسخه یکپارچه از نرم‌افزار دسترسی داشته باشند در نتیجه نیازی به دوباره کاری، ثبت اطلاعات در دو جای مختلف یا استفاده از چند سرور برای ارتباط یکپارچه نیست.
مدل‌های پرداخت از دیگر مزایای به‌کارگیری حسابداری ابری برای کسبوکارها است، در این مدل شرکت‌های به جای هزینه‌های سنگین اولیه به میزان استفاده، حق اشتراک ماهانه یا یک ساله پرداخت می‌کنند. علاوه بر این با استفاده از حسابداری ابری، سازمان‌ها بدون نیاز به هزینه اضافه یا تخصص فنی، همیشه جدیدترین به روزرسانی‌های نرم افزار را دریافت می‌کنند.
تفاوت بین نرم‌افزار حسابداری ابری و غیر ابری چیست؟
چندین تفاوت اساسی بین حسابداری ابری با حسابداری غیرابری وجود دارد. اولین تفاوت در میزان انعطاف‌پذیری دسترسی به داده‌های حسابداری است. برخلاف نرمافزارهای حسابداری سنتی که دسترسی به داده‌های آن تنها به وسیله‌ی چند کامپیوتر درون‌سازمانی ممکن است، در حسابداری ابری می‌توان از هر مکانی و به وسیله‌ی هر دستگاهی که به اینترنت متصل است، به داده‌های حسابداری دسترسی داشت.
در حالت غیر ابری هزینه‌های خرید قفل نرم‌افزار و نگهداری از آن بر عهده شرکت استفاده کننده است که در این صورت معمولا هزینه‌های سنگینی به سازمان تحمیل میشود، این در حالیست که در سیستم‌های ابری این هزینه‌ها کاملا حذف میشود. به ویژه برای شرکت‌هایی که در حال رشد هستند نیازی به خرید سرورهای سنگین نیست.
آیا حسابداری ابری امن است؟
راهکار‌های حسابداری ابری برای ذخیره اطلاعات مالی به همان اندازه سیستم‌های سنتی و حتی گاهی بیشتر از آن امن هستند. به عنوان مثال، ممکن است رایانه یا لپ‌تاپ شرکت با اطلاعات مالی مهم از دست رفته یا دزدیده شود که منجر به درز اطلاعاتی میشود. با این حال، حسابداری ابری هیچ اثری از داده‌های مالی را روی رایانه‌های شرکت باقی نمی‌گذارد، داده‌ها در فضای ابری رمزنگاری‌شده محافظت میشود که دسترسی به آن‌ها تنها از طریق رمز عبور منحصربه‌فرد ممکن است.
به اشتراک‌گذاری داده‌ها نیز نگران‌کننده نیست. با حسابداری ابری، دو نفر به راحتی با گذرواژه‌های منحصربه‌فرد خود امکان دسترسی به داده‌های یکسان دارند. در روش‌های سنتی اغلب برای انتقال داده به درایوهای فلش نیاز است که احتمال از دست رفتن یا سرقت آن‌ها وجود دارد.
به عنوان آخرین تفاوت در امنیت داده‌ها، ارائه‌دهندگان خدمات ابری معمولاً در دو یا چند مکان سرورهای پشتیبان دارند. در صورت وجود مشکل در شبکه یک سرور، شما هنوز به داده‌های خود دسترسی خواهید داشت. اطلاعاتی که فقط به صورت درون‌سازمانی نگهداری می‌شوند، ممکن است در اثر آتش‌سوزی یا بلایای طبیعی تخریب یا آسیب ببینند و هرگز بازیابی نشوند.
حسابداری ابری چگونه می‌تواند به کسبوکارهای کوچک و متوسط کمک کند؟
صاحبان کسبوکارها می‌توانند در هر زمانی و از هر جایی به داده‌های خود دسترسی داشته باشند. چنین افرادی همیشه در حال حرکت هستند و به طور فزاینده‌ای از تبلت و تلفن‌های هوشمند برای دسترسی به آخرین داده‌های مالی خود استفاده می‌کنند. با حسابداری ابری، آن‌ها می‌توانند مانده حساب، فاکتورهای معوقه، وضعیت کلی وجه نقد و موارد دیگر را در تمامی لحظات شبانه‌روز تنها با اتصال به اینترنت مشاهده کنند.
هزینه مالکیت نرمافزارهای حسابداری ابری در مقایسه با نمونه‌های سنتی کمتر است. چیزی برای نصب و نگهداری وجود ندارد و نرم‌افزار بدون دخالت کاربر به طور خودکار به‌روزرسانی میشود. این امر منجر به کاهش کلی هزینه‌ها میشود و صاحبان کسبوکارها را قادر می‌سازد تا بر فعالیت‌های اصلی کسب‌وکار خود تمرکز کنند.
حسابداری ابری امنیت بالایی ایجاد می‌کند. به طور معمول، کسبوکارهای کوچک و متوسط اقدامات امنیتی کمتری برای محافظت از داده‌های مالی خود انجام می‌دهند. اما نرمافزارهای حسابداری استانداردهای امنیتی بالایی دارند. پشتیبان‌گیری از داده‌ها در فواصل زمانی منظم انجام میشود، سرورها برای جستجوی نقاط آسیب‌پذیر همواره بررسی می‌شوند و داده‌ها از طریق اتصال رمزنگاری‌شده منتقل می‌شوند.
امکان اتصال حسابداری آنلاین با سایر نرم افزار‌ها وجود دارد و این موضوع کمک می‌کند کارکنان تیم‌های مختلف بدون نیاز به جلسه‌های یا انتقال اطلاعات، روی یک دیتابیس واحد کار کنند.